Modèle d'ordre du jour de réunion

Modèle d’ordre du jour de réunion de style diagramme de Gantt pour organiser un agenda ou un programme par créneaux horaires, pistes et sessions qui se chevauchent.

Proposé par Lucen Timeline (anciennement Office Timeline)

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Toute réunion, qu'il s'agisse d'une mise à jour d'équipe, d'une revue avec des parties prenantes ou d'une conférence complète, nécessite un minimum de préparation et un ordre du jour clair. Combien de fois avez-vous assisté à une réunion qui a duré trop longtemps, s'est écartée du sujet ou s'est terminée sans véritable conclusion ? Combien de fois êtes-vous sorti d'une réunion en pensant : « Cela aurait pu être un e-mail » ?

Avec un modèle efficace d'ordre du jour de réunion, la probabilité que cela se produise devient beaucoup plus faible.

Comment un ordre du jour de réunion peut-il vous aider ?

Lorsqu'il est bien conçu, un ordre du jour joue un rôle essentiel dans la réussite d'une réunion. Voici pourquoi :

Il clarifie les objectifs. AUn bon exemple d'ordre du jour de réunion – que ce soit pour un point rapide, une réunion avec des parties prenantes ou une conférence – définit clairement les objectifs et permet aux participants de comprendre le « quoi » et le « pourquoi » de la session avant même qu'elle ne commence.
Il définit les attentes. Un modèle clair d'ordre du jour aide également à préciser les attentes et à clarifier les responsabilités, aussi bien avant qu'après la réunion.
Il aide tout le monde à rester concentré. Un bon modèle d'ordre du jour fixe le rythme de la réunion, aide les participants à rester concentrés et à éviter les distractions, et peut servir d'outil de gestion du temps pour limiter les réunions improductives. Présenté sous forme de frise chronologique visuelle, il devient facile à lire et à suivre pendant la réunion.
Il sert de point de référence. Des jours ou des semaines après une réunion importante, il peut être difficile de se souvenir précisément de ce qui a été discuté. Avec un ordre du jour auquel vous pouvez vous référer — surtout s'il est mis à jour avec de brèves notes sur les décisions prises ou les conclusions clés – vous disposez d'un repère clair pour vous remémorer la réunion.

Comment créer un ordre du jour de réunion ?

Que vous planifiez une courte réunion d'équipe d'une heure ou une conférence de plusieurs jours, les étapes suivantes peuvent vous aider à structurer votre ordre du jour :

Identifiez les objectifs de la réunion. Lorsque les objectifs sont clairs, chaque sujet ou tâche abordé contribue directement à l'objectif principal de la réunion.
Listez les sujets de discussion. Présentez les sujets sous forme de tâches ou de questions. Cela vous aide à rester précis et à éviter les points d'ordre du jour qui ne mèneraient à aucune conclusion. Une structure claire aide également la réunion à respecter son timing.
Estimez des durées réalistes. Prévoyez le temps nécessaire pour introduire chaque sujet, répondre aux questions et discuter des solutions possibles. Pour les événements sur plusieurs jours, n'oubliez pas d'intégrer les pauses.
Identifiez les animateurs de discussion. S'il y a plusieurs intervenants, précisez qui dirige chaque sujet. Cela facilite le bon déroulement de la réunion et permet à chacun de connaître ses responsabilités et le moment où il doit intervenir.
Créez une frise chronologique. Une frise chronologique visuelle, comme l'exemple d'ordre du jour présenté en haut de cette page, sera beaucoup plus facile à suivre pour vous et pour les participants. Elle apporte également une présentation claire et professionnelle à votre programme.

Utilisez notre modèle d'ordre du jour pour votre prochaine réunion

Notre modèle gratuit d'ordre du jour de réunion a été conçu pour vous aider à planifier et à organiser le déroulement de votre réunion. Le modèle a été créé sous forme de diapositive PowerPoint native, ce qui permet de partager facilement votre ordre du jour avec vos collègues, membres d'équipe, invités, intervenants et autres participants.

L'exemple d'ordre du jour est présenté sous forme de frise chronologique, offrant aux professionnels et à leur public une représentation claire et facile à suivre de toutes les activités prévues. La mise en page est particulièrement adaptée aux réunions comportant des sessions parallèles ou des créneaux qui se chevauchent. Ce modèle peut servir à présenter le programme d'une conférence de plusieurs jours, mais il peut également être utilisé pour planifier des réunions plus courtes.

Gagnez du temps avec le modèle d'ordre du jour de réunion

La création d’une frise chronologique de réunion pour des revues clients, des séminaires, des sessions de formation, des conférences, des ateliers ou d’autres événements peut prendre du temps. Notre modèle gratuit d’ordre du jour de conférence vous aide à créer rapidement un planning clair et précis en quelques clics. Vous pouvez télécharger le modèle gratuitement et le modifier directement dans PowerPoint, ou le personnaliser et le mettre à jour facilement avec Lucen Timeline, le créateur de planning de réunion. Lucen Timeline est un complément PowerPoint qui permet aux professionnels de créer instantanément de belles frises chronologiques et autres visuels de planification. Vous pouvez utiliser l'essai gratuit de 14 jours pour démarrer rapidement et créer des visuels efficaces qui mettent vos réunions en valeur.

Le modèle d’ordre du jour de réunion est facilement personnalisable grâce à l’éditeur visuel glisser-déposer du complément PowerPoint. Ainsi, la mise à jour de la frise chronologique pour s’adapter aux changements qui surviennent lors de la préparation d’une réunion – ou même pendant la réunion – peut être effectuée très rapidement. Lucen Timeline vous permet également de modifier immédiatement le modèle d’ordre du jour lorsque le planning évolue ou que l’agenda change. L’outil s’intègre aussi à Microsoft Excel, ce qui permet d’importer dans PowerPoint les programmes de réunions ou de conférences créés dans Excel et de les mettre à jour en un clic lorsque les données Excel sont modifiées.

Utilisez ce modèle pour créer une vue d’ensemble claire de votre ordre du jour de réunion. Il peut être imprimé ou envoyé par e-mail aux participants et aux intervenants afin de communiquer clairement le programme de la journée. Une fois personnalisé selon vos besoins, ce modèle peut être réutilisé pour toutes vos réunions futures, chaque fois que vous souhaitez présenter votre programme sous forme de frise chronologique visuelle.

Questions fréquentes

Questions fréquentes sur la planification, la mise à jour et la présentation avec ce modèle.

Qu’est-ce qu’un procès-verbal de réunion ?

Le procès-verbal de réunion est un document professionnel qui répertorie les participants, les principaux points de discussion, les décisions prises et les prochaines étapes convenues. La rédaction du procès-verbal est généralement confiée à l’un des membres du groupe avant la réunion ou au moment de son ouverture, et ce rôle peut être attribué à tour de rôle si nécessaire. Certaines organisations préfèrent désigner un assistant chargé de prendre ces notes.

Que doit contenir un procès-verbal de réunion ?

La mise en forme peut varier selon les organisations, mais la plupart des procès-verbaux incluent généralement les informations suivantes :

la date et l’heure de la réunion ;
les noms des participants et des absents ;
l’objectif de la réunion ;
les mises à jour concernant le procès-verbal de la réunion précédente (points acceptés, rejetés ou modifiés) ;
les décisions concernant les points inscrits à l’ordre du jour ;
les nouveaux points à traiter ;
les informations concernant la planification de la prochaine réunion ;
les documents qui doivent être joints au rapport.

Grâce à la nature linéaire du déroulement d’une réunion, il est également possible de présenter l’ordre du jour sous forme de frise chronologique, ce qui permet de visualiser facilement les sujets abordés et leur enchaînement.

Que ne faut-il pas inclure dans un procès-verbal de réunion ?

Si vous débutez dans la rédaction de procès-verbaux, vous pourriez être tenté de retranscrire l’intégralité des échanges. Cependant, cela étant impossible à faire en temps réel, il est préférable d’utiliser votre écoute active et de vous concentrer uniquement sur les décisions majeures, les points critiques et les solutions proposées. Voici quelques éléments à éviter :

Les commentaires personnels, jugements ou observations : le procès-verbal doit se limiter à des faits synthétisés et aux résultats des discussions.
Les résumés détaillés des documents partagés : ces documents peuvent être joints ou mentionnés par leur nom et leur usage.
Les citations mot à mot : privilégiez la synthèse des idées principales.
Le changement de temps : les professionnels recommandent d’utiliser le passé pour l’ensemble du document.

Enfin, si un point vous semble ambigu pendant la réunion, il est toujours préférable de demander une clarification plutôt que de l’omettre ou de le traiter de manière approximative.

Comment rédiger un procès-verbal de réunion ?

La rédaction d’un procès-verbal peut être structurée en trois étapes principales.

1. Commencer par un plan

Avant la réunion, identifiez :

la personne responsable de la prise de notes ;
le format du document (papier, Google Docs, logiciel dédié, etc.) ;
les informations essentielles à enregistrer.

2. Prendre les notes pendant la réunion

En plus de la date et des participants, concentrez-vous sur :

les actions approuvées par les participants ;
les étapes de suivi ;
les résultats des discussions ou des votes ;
les motions acceptées ou rejetées ;
les nouveaux points à l’ordre du jour ;
les détails concernant la prochaine réunion.

Une fois la réunion terminée, utilisez vos notes pour rédiger un compte rendu clair et structuré à partager avec les parties concernées. Vérifiez que le document est à la fois concis et complet. Il est recommandé de rédiger le procès-verbal rapidement, tant que les informations sont encore fraîches dans votre esprit.

3. Stocker et partager le procès-verbal

Selon la durée et la fréquence des réunions, les procès-verbaux peuvent rapidement générer beaucoup de documents. Cela est particulièrement vrai lorsque plusieurs fichiers doivent être joints. Dans ce cas, l’utilisation d’un système de stockage et de partage de notes basé sur le cloud peut être très utile. Vous pourrez ainsi accéder aux procès-verbaux à tout moment et depuis n’importe quel appareil, et partager facilement les documents sous forme de liens plutôt que de fichiers volumineux.

Quel niveau de détail doit contenir un procès-verbal ?

Un procès-verbal n’a pas besoin d’être une transcription mot à mot de la discussion, mais plutôt un résumé des points essentiels. Si vous avez accès à l’ordre du jour avant la réunion, vous pouvez créer un modèle structuré avec une section dédiée à chaque point. Cela vous permettra d’enregistrer directement les informations pertinentes sans devoir expliquer le contexte de chaque sujet. Pour plus de clarté, vous pouvez également présenter le procès-verbal sous forme de feuille de route, mettant en évidence les participants, les problèmes soulevés et les solutions proposées.

Que dire pour conclure une réunion ?

Voici quelques suggestions pour terminer une réunion efficacement et dans les temps, sans négliger les points importants.

Utiliser des limites de temps - Par exemple : « Notre temps est écoulé ». Lors de la phase de préparation, vous pouvez créer une frise chronologique basée sur l’ordre du jour afin de répartir équitablement le temps de parole.
Vérifier auprès des participants - Par exemple : « Quelqu’un souhaite-t-il ajouter quelque chose ou pouvons-nous conclure la réunion ? ». Cela permet d’éviter que des questions restent sans réponse.
Définir des échéances pour les actions à venir - Par exemple : « Concluons avec quelques actions à mener ». Fixer des délais réalistes permet de transformer la discussion en résultats concrets. Office Timeline propose un large choix de modèles de frises chronologiques, diagrammes de Gantt, roadmaps et diagrammes en swimlane pour planifier vos projets.
Remercier les participants - Par exemple : « Merci à tous pour votre contribution ». Cela encourage l’engagement et signale naturellement la fin de la réunion.
Demander un retour - Par exemple : « Tout le monde est-il satisfait du déroulement de cette réunion ? ». Même si cela comporte un certain risque, cela permet de recueillir des informations utiles pour améliorer les réunions futures.

Qu’est-ce qu’un ordre du jour pour une réunion professionnelle ?

L’ordre du jour regroupe la liste des sujets à aborder et des activités prévues pendant la réunion. Son objectif est de garantir que tous les participants comprennent clairement le déroulement de la réunion, les points clés et la durée prévue pour chacun d’eux. La création d’un ordre du jour structuré peut améliorer considérablement l’efficacité et la productivité d’une réunion. En plus d’être complet, il doit rester clair et facile à comprendre. Les visuels et les graphiques sont souvent le meilleur moyen de communiquer ces informations. N’hésitez donc pas à utiliser notre modèle de calendrier de réunion lorsque vous préparez votre prochaine réunion importante.

Quel est l’ordre typique d’un ordre du jour ?

La séquence classique est la suivante :

Ouverture de la séance : l’animateur ou un membre senior déclare la réunion ouverte ;
Appel des participants : les présents et les absents sont listés ;
Lecture et approbation du procès-verbal précédent : les notes de la réunion précédente sont examinées et validées ;
Rapports : les responsables ou présidents de comité présentent leurs rapports ;
Ordre du jour principal : les points à traiter sont discutés selon leur priorité ;
Annonces : les participants peuvent partager des informations importantes ;
Clôture de la séance : la réunion se termine une fois que les décisions et les prochaines étapes ont été définies.

Comment organiser une réunion ?

Voici cinq étapes pour organiser efficacement une réunion :

Définir les objectifs de la réunion et identifier les participants.
Attribuer les rôles et responsabilités (animateur, facilitateur, rédacteur du procès-verbal, gardien du temps, experts, etc.).
Déterminer la date, l’heure et le lieu en fonction de la disponibilité et de l’accessibilité pour tous les participants.
Créer un ordre du jour clair avec des créneaux horaires pour chaque point.
Envoyer les documents nécessaires à l’avance et partager un résumé après la réunion.

Vous pouvez également créer une vue d’ensemble claire de votre ordre du jour grâce à notre modèle de calendrier de réunion, facilement modifiable et personnalisable avec l’essai gratuit de 14 jours du complément Lucen Timeline.