Vorlage für ein Vertriebsprozess-Flussdiagramm

Ein Vertriebsprozess funktioniert am besten als Swimlane-Diagramm, denn ein Deal ist eine Abfolge von Übergaben zwischen Teams und keine einzelne Aufgabenkette. Wir empfehlen folgendes Vorgehen:

1. Listen Sie alle Phasen vom ersten Kontakt bis zum Abschluss auf, zunächst ohne auf die Reihenfolge zu achten.
2. Ordnen Sie jede Phase dem verantwortlichen Team zu: Marketing, SDR, Account Executive, Sales Engineering oder Sales Ops. Jede verantwortliche Stelle erhält eine eigene Bahn.
3. Bringen Sie die Phasen innerhalb jeder Bahn in eine Reihenfolge und markieren Sie die Stellen, an denen ein Team auf ein anderes wartet.
4. Fügen Sie Entscheidungsknoten hinzu, wo sich der Deal verzweigen kann, etwa wenn ein Lead die Qualifizierung nicht besteht oder ein Deal in der Verhandlung verloren geht.
5. Zeichnen Sie das Diagramm in dem Tool, das Ihr Publikum ohnehin nutzt. Eine kostenlose Vorlage nimmt Ihnen den Großteil der Layoutarbeit ab.

Jede Bahn steht für eine verantwortliche Stelle, in der Reihenfolge, in der sie beteiligt wird:

• Kunde: der eingehende Lead, der den Prozess startet.
• SDR: Qualifizierung nach BANT und der Entscheidungsknoten Qualifiziert.
• Account Executive: Discovery, Demo, Angebot, Verhandlung und die Entscheidung Closed-Won.
• Sales Ops: die Übergabe an Customer Success, die den Deal abschließt.

Fügen Sie bei Bedarf eine Bahn für Marketing, Sales Engineering, Legal oder den Deal Desk hinzu. Add layout fügt sie ein, und das Diagramm ordnet sich automatisch neu an.

Budget, Authority, Need und Timeline: die vier Kriterien, anhand derer ein Lead geprüft wird, bevor er zur qualifizierten Verkaufschance wird. Budget fragt, ob die Finanzierung steht, Authority, ob Ihr Ansprechpartner unterschreiben darf, Need, ob das Problem real ist, und Timeline, ob tatsächlich gehandelt werden soll.

Im Diagramm steht BANT als Entscheidungsknoten statt als Phase, weil es zwei Ergebnisse gibt und das zweite zählt. Leads, die durchfallen, gehen ins Nurturing, statt zu verschwinden. Genau diesen Zweig lassen die meisten Pipeline-Diagramme weg.

PowerPoint kann das mit SmartArt und der Shapes gallery, aber die Arbeit ist manuell: Sie zeichnen die Bahnen selbst, platzieren jede Form und verbinden die Verbinder neu, sobald sich etwas verschiebt. Bei einer Pipeline mit zwei Entscheidungszweigen ist genau das der Grund, warum das Diagramm irgendwann nicht mehr aktualisiert wird.

Schneller geht es mit dem Lucen Flowchart tab: Er fügt die Bahnen über Add layout hinzu, rastet Verbinder an den Ankerpunkten der Formen ein und ordnet das Diagramm mit Auto layout neu an, wenn Sie eine Phase ergänzen. In beiden Fällen bleibt das Ergebnis eine Gruppe nativer PowerPoint-Objekte auf Ihrer Folie.

Ja. Wenn Ihre Pipeline bereits als Screenshot oder Foto eines Whiteboards vorliegt, geben Sie das Bild an Lucen AI, statt es neu zu zeichnen. Lucen AI liest die Phasen und Bahnen aus und baut dasselbe Flussdiagramm als native Formen auf Ihrer Folie nach.

Danach verhält es sich wie jedes andere PowerPoint-Diagramm: Benennen Sie eine Phase um, fügen Sie eine Bahn ein oder fordern Sie eine zusätzliche Verzweigung an, und bearbeiten Sie weiter dasselbe Objekt, statt es neu zu generieren.

Ein Pipeline-Bericht zeigt, was sich gerade in welcher Phase befindet. Ein Flussdiagramm zeigt, wie sich ein Deal zwischen den Phasen bewegt und wer an welcher Stelle verantwortlich ist. In der Praxis macht das einen Unterschied:

• Ein Bericht verbirgt die Regeln, sodass zwei Vertriebsmitarbeitende denselben Lead unterschiedlich qualifizieren.
• Ein Flussdiagramm macht Verantwortlichkeiten sichtbar, sodass eine ins Stocken geratene Übergabe einen Namen hat.
• Ein Flussdiagramm übersteht eine Vorstandspräsentation, und deshalb gehört es in die Präsentation statt hinter einen CRM-Login.

Die meisten Teams nutzen beides: das Flussdiagramm als verbindliche Prozessbeschreibung und den Bericht als wöchentliche Momentaufnahme.

Weil Closed-Won das Ende des Verkaufs ist, nicht das Ende der Customer Journey. Endet das Diagramm mit der Übergabe, wird dieser Übergang zur ausdrücklichen Verantwortung einer Person statt zu einer Annahme, und genau dort gehen viele Verlängerungen unbemerkt verloren.

Außerdem wird das Diagramm so über den Vertrieb hinaus nutzbar. Kombinieren Sie es mit einem Customer-Journey-Diagramm, und beide treffen sich an derselben Stelle, statt sich zu überschneiden.

Pipelines verlieren an den Schnittstellen zwischen Teams, daher sollte jede Phase im Diagramm genau eine verantwortliche Stelle haben. Eine übliche Aufteilung:

• Marketing: Nachfragegenerierung bis zum eingehenden Lead.
• SDR: Erstkontakt, Qualifizierung und die Entscheidung zwischen Weiterleitung und Nurturing.
• Account Executive: Discovery, Demo, Angebot und Verhandlung.
• Sales Engineering: technische Validierung, wo der Deal sie erfordert.
• Sales Ops: Deal Desk, Vertrag und die Übergabe an Customer Success.

Wenn Sie für den Umsatzprozess bereits eine RACI-Matrix nutzen, entsprechen die Bahnen dieser Vorlage direkt der jeweils verantwortlichen Partei pro Phase.

Der Download ist eine kostenlose .pptx-Datei aus nativen PowerPoint-Formen. Jede Person kann sie öffnen, lesen und bearbeiten, und Sie können sie wie jede andere Präsentation teilen; Empfänger müssen nichts installieren.

Die intelligenten Verbinder, Auto Layout und Lucen AI stammen aus dem Lucen Flowchart Add-in. Es ergänzt das Menüband um einen Lucen Flowchart tab und läuft unter Windows mit PowerPoint 2016 oder neuer sowie mit PowerPoint für Microsoft 365. PowerPoint für das Web, Mac und mobile Geräte werden nicht unterstützt. Anleitungen zur Einrichtung und Fehlerbehebung finden Sie im Lucen Support.