Vorlage für ein Flussdiagramm zum Einstellungsprozess

Der Einstellungsprozess funktioniert am besten als Entscheidungsablauf statt als Swimlane, denn die eigentliche Schwierigkeit liegt darin, wo Kandidaten ausscheiden, nicht darin, wer gerade zuständig ist. Wir empfehlen folgendes Vorgehen:

1. Listen Sie alle Phasen auf, die eine Position durchläuft, vom ermittelten Bedarf bis zum unterschriebenen Angebot.
2. Notieren Sie die Fragen, die eine Position oder einen Kandidaten weiterbringen: Ist der Headcount freigegeben, wurde das Screening bestanden, wurde das Angebot angenommen?
3. Machen Sie aus jeder Frage einen Entscheidungsknoten mit beiden Ausgängen, einschließlich der Absagen.
4. Geben Sie jedem Nein-Zweig ein Ziel, damit kein Kandidatenpfad einfach auf der Seite endet.
5. Zeichnen Sie das Diagramm in dem Tool, das Ihr Publikum ohnehin nutzt. Eine kostenlose Vorlage nimmt Ihnen den Großteil der Layoutarbeit ab.

Jeder davon leitet die Position oder den Kandidaten auf einen anderen Pfad:

• Headcount freigegeben: entscheidet, ob die Position überhaupt eröffnet wird. Ein Nein endet bei Anfrage abgelehnt.
• Screening bestanden: die erste Hürde für Kandidaten, bevor Zeit von Interviewpanels gebunden wird.
• Angebot angenommen: die abschließende Entscheidung, die den Kandidaten ins Onboarding oder zu Absage führt.

Fügen Sie bei Bedarf eine weitere Entscheidung für Hintergrundprüfungen, Probeaufgaben oder eine zweite Freigabe bei Führungspositionen hinzu; die Verzweigungen bleiben verbunden, während sich das Diagramm neu anordnet.

Bedarf ermitteln, Headcount freigeben, Ausschreibung und Sourcing, Screening, Interviews, Angebot und Übergabe ans Onboarding. Diese Vorlage deckt alle sieben ab, wobei die drei, die den Prozess beenden können, als Entscheidungsknoten statt als Schritte dargestellt sind.

Die Phasen vor dem Einstellungsbedarf, also Personalplanung und Budgetierung, liegen meist bei Finance statt beim Recruiting. Deshalb beginnt das Diagramm genau dort, wo es beginnt.

Weil eine Stellenausschreibung ohne freigegebenen Headcount der teuerste Fehler im Recruiting ist: Kandidaten werden gesucht, gescreent und interviewt für eine Position, die vielleicht nie eröffnet wird, und den Imageschaden trägt das Recruiting.

Steht die Freigabe am Anfang, mit einem ausdrücklichen Ausgang Anfrage abgelehnt, ist diese Hürde für alle sichtbar, die das Diagramm lesen, und nicht nur denen bekannt, die ohnehin Bescheid wissen.

Ein Interview-Loop umfasst alle Interviews, die ein Kandidat für eine Position durchläuft, typischerweise ein Gespräch mit der einstellenden Führungskraft, ein oder mehrere Fachinterviews und eine Panel- oder Werte-Runde, als Block geplant statt nacheinander.

Er erscheint hier bewusst als einzelne Form. Teams ändern die Zahl der Runden ständig, und ein Diagramm, das dafür jedes Mal neu gezeichnet werden muss, wird bald nicht mehr gepflegt. Teilen Sie ihn in einzelne Formen auf, wenn Ihre Runden feststehen.

Beide Absagewege, das nicht bestandene Screening und das abgelehnte Angebot, laufen in einer einzigen Form Kandidat abgelehnt zusammen. Das ist beabsichtigt: Ein Ausgang bedeutet eine Stelle, an der Sie alles Weitere anknüpfen, ob Absage-E-Mail, Talentpool oder späterer Wiederkontakt.

Zwei getrennte Endpunkte sehen auf der Seite aufgeräumter aus, machen den Folgeprozess aber schwerer erkennbar.

PowerPoint kann das mit SmartArt und der Shapes gallery, aber die Arbeit ist manuell: Sie platzieren jede Raute selbst, beschriften beide Ausgänge und verbinden die Verbinder neu, sobald sich etwas verschiebt. Bei einem Ablauf mit drei Entscheidungsknoten und zusammenlaufenden Ausgängen ist genau das der Grund, warum das Diagramm irgendwann nicht mehr aktualisiert wird.

Schneller geht es mit dem Lucen Flowchart tab: Er rastet Verbinder an den Ankerpunkten der Formen ein und ordnet das Diagramm mit Auto Layout neu an, wenn Sie eine Verzweigung ergänzen. In beiden Fällen bleibt das Ergebnis eine Gruppe nativer PowerPoint-Objekte auf Ihrer Folie.

Eine ATS-Pipeline zeigt, welche Kandidaten sich gerade in welcher Phase befinden. Ein Flussdiagramm zeigt, wie der Prozess funktioniert und wo er enden kann. In der Praxis macht das einen Unterschied:

• Eine Pipeline verbirgt die Regeln, sodass zwei Recruiter denselben Kandidaten unterschiedlich screenen.
• Ein Flussdiagramm macht die Hürden sichtbar, sodass eine festsitzende Position einen erkennbaren Grund hat.
• Ein Flussdiagramm übersteht ein Headcount-Review, und deshalb gehört es in die Präsentation statt hinter einen Login.

Die meisten Teams nutzen beides: das Flussdiagramm als verbindliche Prozessbeschreibung und das ATS zur Nachverfolgung pro Kandidat.

Jeder Zweig im Diagramm sollte bei einer benannten verantwortlichen Person oder Abteilung enden. Eine übliche Aufteilung:

• Einstellende Führungskraft: Bedarf ermitteln und die Position definieren.
• Finance oder Geschäftsleitung: die Entscheidung über die Headcount-Freigabe.
• Recruiting: Ausschreibung, Sourcing, Screening und Planung des Interview-Loops.
• Interviewpanel: der Loop selbst und die Einstellungsempfehlung.
• HR / People Ops: das Angebot und die Übergabe ins Mitarbeiter-Onboarding.

Wenn Sie für die Einstellung bereits eine RACI-Matrix nutzen, entsprechen die Zweige dieser Vorlage der jeweils verantwortlichen Partei pro Hürde.

Der Download ist eine kostenlose .pptx-Datei aus nativen PowerPoint-Formen. Jede Person kann sie öffnen, lesen und bearbeiten, und Sie können sie wie jede andere Präsentation teilen; Empfänger müssen nichts installieren.

Die intelligenten Verbinder, Auto Layout und Lucen AI stammen aus dem Lucen Flowchart Add-in. Es ergänzt das Menüband um einen Lucen Flowchart tab und läuft unter Windows mit PowerPoint 2016 oder neuer sowie mit PowerPoint für Microsoft 365. PowerPoint für das Web, Mac und mobile Geräte werden nicht unterstützt. Anleitungen zur Einrichtung und Fehlerbehebung finden Sie im Lucen Support.