Sjabloon stroomdiagram wervingsproces

Werving werkt het best als beslisflow en niet als swimlane, omdat het lastige deel is waar kandidaten afvallen, niet wie het ticket in handen heeft. Wij raden deze aanpak aan:

1. Zet alle fasen op een rij die een vacature doorloopt, van vastgestelde behoefte tot getekend aanbod.
2. Noteer de vragen die een vacature of kandidaat verder brengen: is de formatie goedgekeurd, is de kandidaat door de screening gekomen, is het aanbod geaccepteerd.
3. Maak van elke vraag een beslispunt en teken beide uitgangen, ook de afwijzingen.
4. Geef elke nee-tak een bestemming, zodat geen enkel kandidaatpad zomaar op de pagina ophoudt.
5. Teken het diagram in de tool die uw publiek al gebruikt. Een gratis sjabloon neemt het meeste opmaakwerk uit handen.

Elk beslispunt stuurt de vacature of de kandidaat een ander pad op:

• Formatie goedgekeurd: bepaalt of de vacature überhaupt opengaat. Bij nee eindigt het bij aanvraag afgewezen.
• Door screening: de eerste poort voor kandidaten, voordat er tijd van het panel wordt ingepland.
• Aanbod geaccepteerd: de afsluitende beslissing, die de kandidaat naar onboarding of naar afgewezen stuurt.

Voeg een extra beslispunt toe voor antecedentenonderzoek, thuisopdrachten of een tweede goedkeuring voor senior functies. De vertakkingen blijven verbonden terwijl het diagram zich aanpast.

De behoefte vaststellen, de formatie goedkeuren, de vacature plaatsen en sourcen, screenen, gesprekken voeren, een aanbod doen en overdragen aan onboarding. Dit sjabloon beslaat alle zeven, waarbij de drie die het proces kunnen beëindigen als beslispunten zijn getekend in plaats van als stappen.

Fasen vóór de wervingsbehoefte, zoals personeelsplanning en budgettering, liggen meestal bij finance en niet bij recruitment. Daarom begint het diagram waar het begint.

Omdat een vacature plaatsen zonder goedgekeurde formatie de duurste fout in recruitment is. Kandidaten worden gezocht, gescreend en gesproken voor een functie die misschien nooit opengaat, en de reputatieschade komt bij de recruiter terecht.

Door goedkeuring vooraan te zetten, met een expliciete uitgang voor een afgewezen aanvraag, ziet iedereen die het diagram leest die poort, in plaats van dat alleen de ingewijden ervan uitgaan.

Een interviewronde is het volledige pakket gesprekken dat een kandidaat voor één functie doorloopt, meestal een gesprek met de leidinggevende, een of meer vakinhoudelijke interviews en een panel- of waardengesprek, ingepland als blok in plaats van na elkaar.

Het staat hier bewust als één vorm. Teams veranderen het aantal rondes voortdurend, en een diagram dat dan steeds opnieuw getekend moet worden, wordt niet meer onderhouden. Splits het op in afzonderlijke vormen als uw rondes vastliggen.

Beide afwijzingsroutes, niet door de screening komen en het aanbod afslaan, komen samen in één vorm: kandidaat afgewezen. Dat is bewust: één uitgang betekent één plek om aan te koppelen wat er daarna gebeurt, of dat nu een afwijzingsmail is, een talentpool of een termijn om later opnieuw contact op te nemen.

Twee aparte eindpunten ogen netter op de pagina, maar maken het vervolgproces minder goed zichtbaar.

PowerPoint kan het met SmartArt en de Shapes gallery, maar dat is handwerk: u plaatst elke ruit zelf, labelt beide uitgangen en koppelt de verbindingslijnen opnieuw zodra er iets verschuift. Bij een flow met drie beslispunten en samenkomende uitgangen is dat precies de reden waarom het diagram niet meer wordt bijgewerkt.

Sneller gaat het met het tabblad Lucen Flowchart: dat klikt verbindingslijnen vast aan de ankerpunten van vormen en herschikt het diagram met Auto Layout wanneer u een vertakking toevoegt. Hoe u het ook doet, het resultaat blijft een set native PowerPoint-objecten op uw dia.

Een ATS-pipeline laat zien welke kandidaten zich nu in welke fase bevinden. Een stroomdiagram laat zien hoe het proces werkt en waar het kan eindigen. Dat verschil merkt u in de praktijk:

• Een pipeline verbergt de regels, waardoor twee recruiters dezelfde kandidaat verschillend screenen.
• Een stroomdiagram maakt de poorten zichtbaar, zodat er bij een vastgelopen vacature een reden staat.
• Een stroomdiagram doorstaat een formatiereview, en daarom hoort het in de presentatie en niet achter een login.

De meeste teams gebruiken beide: het stroomdiagram als vastgelegd proces, het ATS om per kandidaat de voortgang bij te houden.

Elke vertakking in het diagram moet eindigen bij een benoemde eigenaar. Een gangbare verdeling:

• Leidinggevende: de behoefte vaststellen en de functie omschrijven.
• Finance of directie: de beslissing over de formatie.
• Recruitment: plaatsen, sourcen, screenen en de interviewronde inplannen.
• Interviewpanel: de interviewronde zelf en het advies om aan te nemen.
• HR / People Ops: het aanbod en de overdracht aan de onboarding van medewerkers.

Werkt u al met een RACI voor werving, dan sluiten de vertakkingen in dit sjabloon aan op de eindverantwoordelijke voor elke poort.

De download is een gratis .pptx die volledig uit native PowerPoint-vormen bestaat. Iedereen kan het bestand dus openen, lezen en bewerken, en u deelt het net als elke andere presentatie. Ontvangers hoeven niets te installeren.

De slimme verbindingslijnen, Auto Layout en Lucen AI komen uit de invoegtoepassing Lucen Flowchart, die het tabblad Lucen Flowchart aan het lint toevoegt. Die werkt op Windows met PowerPoint 2016 of later en met PowerPoint voor Microsoft 365. PowerPoint voor het web, Mac en mobiel worden niet ondersteund. Stappen voor installatie en probleemoplossing vindt u bij Lucen Support.