Sjabloon stroomdiagram orderafhandeling

Orderafhandeling werkt het best als swimlane, omdat een order bestaat uit overdrachten tussen teams en niet uit één reeks taken. Wij raden deze aanpak aan:

1. Zet alle statussen op een rij die een order kan hebben, van geplaatst tot geleverd.
2. Wijs elke status toe aan het team dat ervoor verantwoordelijk is: orderinvoer, magazijn en verzending, met de klant in een eigen baan.
3. Zet de stappen binnen elke baan op volgorde en markeer de punten waarop het ene team op het andere wacht.
4. Voeg een beslispunt toe overal waar de order kan vertakken, en geef elke uitgang een bestemming, zodat geen enkel pad op de pagina ophoudt.
5. Teken het diagram in de tool die uw publiek al gebruikt. Een gratis sjabloon neemt het meeste opmaakwerk uit handen.

Elke baan hoort bij één eigenaar, in de volgorde waarin die betrokken raakt:

• Klant: plaatst de order en bevestigt de levering.
• Orderinvoer: valideert de order voordat die het magazijn bereikt.
• Magazijn: controleert de voorraad en verzorgt daarna picking en verpakking.
• Verzending: verstuurt de order en draagt die over aan de vervoerder.

Voeg een baan toe voor finance, een 3PL-partner of kwaliteitscontrole als uw proces daarom vraagt. Add layout voegt de baan in en het diagram past zich eromheen aan.

Ontvangst van de order, validatie, voorraadcheck, picking, verpakking, verzending en bevestiging van de levering. Sommige bedrijven voegen tussen validatie en picking een betaalstap toe, en de meeste behandelen retouren als aparte flow in plaats van als vertakking van deze.

De fasen vóór de ontvangst van de order, zoals vraagplanning en inkomende goederenontvangst, horen bij een ander proces. Daarom begint het diagram waar het begint.

De voorraadcheck stuurt het naar een pad voor nalevering of aanvulling en daarna terug naar dezelfde check, in plaats van het door te duwen. Die lus is het belangrijkste deel van het diagram, en het deel dat in de meeste stroomdiagrammen voor orderafhandeling ontbreekt.

Zonder die lus blokkeert een niet-leverbare regel ongemerkt de hele order, of verdwijnt hij zonder dat iemand daartoe besluit. Door de lus te tekenen, komt de vraag vanzelf op tafel: wacht deze order, wordt hij deels verzonden of wordt hij geannuleerd?

Omdat valideren goedkoop is en picken niet. Een fout adres, een mislukte betaling of een artikel uit het assortiment opvangen bij de orderinvoer kost een paar seconden. Hetzelfde opvangen nadat een orderpicker al door het gangpad is gelopen, kost de pick, het opnieuw verpakken en vaak het tijdslot bij de vervoerder.

Door validatie vooraan te zetten, in een eigen baan, wordt die volgorde expliciet in plaats van aangenomen.

Orderbeheer is het systeem waarin de order is vastgelegd, met de status en de historie. Orderafhandeling is het fysieke proces om de goederen bij de klant te krijgen. Dat verschil merkt u in de praktijk:

• Een beheersysteem vertelt u dat een order loopt; het stroomdiagram vertelt u welk team hem vasthoudt.
• Een systeem bewaakt de gegevens; het stroomdiagram legt de beslissingen vast die mensen daaromheen nemen.
• Een stroomdiagram doorstaat een operationele review, en daarom hoort het in de presentatie en niet achter een login.

De meeste teams gebruiken beide: het stroomdiagram als vastgelegd proces, het systeem om per order de voortgang bij te houden.

PowerPoint kan het met SmartArt en de Shapes gallery, maar dat is handwerk: u tekent de banen zelf, plaatst elke vorm en koppelt de verbindingslijnen opnieuw zodra er iets verschuift. Bij een flow die vier banen doorkruist en op zichzelf terugloopt is dat precies de reden waarom het diagram niet meer wordt bijgewerkt.

Sneller gaat het met het tabblad Lucen Flowchart: dat voegt de banen toe via Add layout, klikt verbindingslijnen vast aan de ankerpunten van vormen en herschikt het diagram met Auto layout wanneer u een stap toevoegt. Hoe u het ook doet, het resultaat blijft een set native PowerPoint-objecten op uw dia.

Elke baan in het diagram moet eindigen bij een benoemde eigenaar. Een gangbare verdeling:

• Klantenservice of orderinvoer: validatie en elk klantcontact over uitzonderingen.
• Magazijn: nauwkeurigheid van de voorraad, picking en verpakking.
• Verzending of logistiek: keuze van de vervoerder, verzending en tracking.
• Operations: de drempels zelf, en de rapportage over hoe vaak de voorraadcheck faalt.

Faalt de voorraadcheck vaak, dan ligt het probleem meestal eerder in de keten, bij de aanvulling, en niet in het magazijn.

De download is een gratis .pptx die volledig uit native PowerPoint-vormen bestaat. Iedereen kan het bestand dus openen, lezen en bewerken, en u deelt het net als elke andere presentatie. Ontvangers hoeven niets te installeren.

De slimme verbindingslijnen, Auto Layout en Lucen AI komen uit de invoegtoepassing Lucen Flowchart, die het tabblad Lucen Flowchart aan het lint toevoegt. Die werkt op Windows met PowerPoint 2016 of later en met PowerPoint voor Microsoft 365. PowerPoint voor het web, Mac en mobiel worden niet ondersteund. Stappen voor installatie en probleemoplossing vindt u bij Lucen Support.