Sjabloon eenvoudig stroomdiagram

De standaardnotatie voor stroomdiagrammen gebruikt een kleine set vormen, en dit sjabloon bevat de vier die u het vaakst nodig hebt:

• Afgeronde rechthoek (begin/einde): het begin of het einde van het proces.
• Rechthoek (proces): een handeling of een stap die iemand uitvoert.
• Ruit (beslissing): een vraag met twee of meer uitgangen.
• Pijl (verbindingslijn): de richting waarin het proces verloopt.

Daarnaast worden vaak een parallellogram voor invoer of uitvoer gebruikt, een rechthoek met een golvende onderkant voor een document en een rechthoek met dubbele zijbalken voor een stap die elders in detail is vastgelegd. Meer hebt u zelden nodig.

Begin met de volgorde en voeg de vertakkingen daarna toe. Wij raden deze aanpak aan:

1. Schrijf de stappen eerst als gewone lijst op, op volgorde, voordat u iets tekent.
2. Geef aan waar het proces eindigt, en of er meer dan één einde is.
3. Zoek het punt waar het pad echt splitst en maak daar een beslispunt van.
4. Teken eerst het hoofdpad en voeg daarna de vertakking toe. Een diagram dat vanuit de vertakkingen is opgebouwd, wordt snel onleesbaar.
5. Gebruik een gratis sjabloon, zodat de vormen en verbindingslijnen er al staan.

Minder dan u denkt. Een diagram op één dia kan er drie of vier dragen voordat het moeilijk te volgen wordt, en de meeste processen die mensen in kaart brengen, hebben één echte splitsing met een paar zeldzame uitzonderingen eraan vast.

Hebt u er meer nodig, dan is dat meestal een teken dat het proces beter in twee diagrammen kan worden verdeeld dan in één samengeperst. Een stroomdiagram dat niemand in één oogopslag kan lezen, heeft het voordeel verloren dat het had boven een geschreven procedure.

In het dagelijks gebruik betekenen ze hetzelfde. Waar mensen wel onderscheid maken, is een stroomdiagram het diagram zelf, met vormen, verbindingslijnen en beslissingen, terwijl procesmapping de bredere oefening is om uit te zoeken wat het proces is voordat u het tekent.

De praktische versie: procesmapping is het gesprek, en het stroomdiagram is wat u achterlaat.

Gebruik een gewoon stroomdiagram als de volgorde telt en het eigenaarschap voor de hand ligt. Gebruik een swimlanediagram als er meer dan één team bij betrokken is en u moet laten zien wie wat doet.

De toets is eenvoudig: verandert het antwoord op "wie doet deze stap" naarmate u verder in het diagram komt, en doet die verandering ertoe, dan wilt u banen.

Beide zijn geldig, en ze betekenen iets anders. Teruglussen naar de beslissing betekent dat het werk opnieuw wordt gecontroleerd voordat het verdergaat. Verderop weer aansluiten op de hoofdflow, zoals dit sjabloon doet, betekent dat de revisie op zichzelf volstaat en dat er geen tweede controle nodig is.

Kies bewust en niet per ongeluk, want een lezer neemt het diagram letterlijk. Moet herzien werk opnieuw worden goedgekeurd, trek de verbindingslijn dan terug naar de ruit.

Gebruik een werkwoord en een object, en houd het bij een paar woorden: factuur goedkeuren, bevestiging versturen, voorraad controleren. Namen die alleen uit zelfstandige naamwoorden bestaan, laten de lezer raden wat er werkelijk gebeurt, en namen die uitgroeien tot een zin passen niet meer in de vorm.

Formuleer beslispunten als vragen met een duidelijk antwoord en label elke uitgang. Een ongelabelde vertakking is de meest voorkomende fout in een met de hand getekend stroomdiagram.

PowerPoint kan het met SmartArt en de Shapes gallery, maar dat is handwerk: u plaatst elke vorm zelf, lijnt hem op het oog uit en koppelt de verbindingslijnen opnieuw zodra er iets verschuift. Die frictie is de reden dat de meeste stroomdiagrammen in PowerPoint één keer worden getekend en daarna nooit meer worden bijgewerkt.

Sneller gaat het met het tabblad Lucen Flowchart: dat klikt verbindingslijnen vast aan de ankerpunten van vormen en herschikt het diagram met Auto Layout wanneer u een stap toevoegt. Hoe u het ook doet, het resultaat blijft een set native PowerPoint-objecten op uw dia.

De download is een gratis .pptx die volledig uit native PowerPoint-vormen bestaat. Iedereen kan het bestand dus openen, lezen en bewerken, en u deelt het net als elke andere presentatie. Ontvangers hoeven niets te installeren.

De slimme verbindingslijnen, Auto Layout en Lucen AI komen uit de invoegtoepassing Lucen Flowchart, die het tabblad Lucen Flowchart aan het lint toevoegt. Die werkt op Windows met PowerPoint 2016 of later en met PowerPoint voor Microsoft 365. PowerPoint voor het web, Mac en mobiel worden niet ondersteund. Stappen voor installatie en probleemoplossing vindt u bij Lucen Support.