Sjabloon stroomdiagram factuurgoedkeuring

Factuurgoedkeuring werkt het best als beslisflow en niet als swimlane, omdat de moeilijkheid zit in welk pad een factuur volgt, niet in wie hem vasthoudt. Wij raden deze aanpak aan:

1. Zet alle statussen op een rij die een factuur kan hebben, van ingediend tot betaald.
2. Schrijf de vragen op die de route bepalen: klopt de factuur met de inkooporder, en komt het bedrag boven een goedkeuringsdrempel?
3. Maak van elke vraag een beslispunt met beide uitgangen getekend, inclusief de routes voor afwijkingen.
4. Benoem de goedkeurder voor elke bedragscategorie, zodat geen enkele vertakking zonder eigenaar eindigt.
5. Teken het diagram in de tool die uw publiek al gebruikt. Een gratis sjabloon neemt het meeste opmaakwerk uit handen.

Een three-way match controleert de factuur tegen twee andere documenten voordat de betaling wordt goedgekeurd: de inkooporder, die laat zien wat er is besteld, en de ontvangstbon, die laat zien wat er werkelijk is binnengekomen. Alle drie moeten overeenkomen in aantal en prijs. De controle is bedoeld om de drie meest voorkomende fouten in de crediteurenadministratie op te vangen: een factuur voor goederen die nooit zijn besteld, goederen die nooit zijn ontvangen, of een prijs waarmee niemand heeft ingestemd. Het is de meest effectieve controle in AP, en daarom staat hij in het diagram vóór elke goedkeuringsbeslissing.

Een two-way match vergelijkt de factuur alleen met de inkooporder. Een three-way match voegt daar de ontvangstbon aan toe. Het verschil is of u bevestigt dat iets is besteld of dat het ook echt is aangekomen. De meeste organisaties gebruiken three-way matching voor fysieke goederen en two-way voor diensten, waar geen ontvangst is om tegen te controleren. Gebruikt u beide, voeg dan vóór de matchstap een beslispunt toe dat op factuurtype routeert.

Elk beslispunt stuurt de factuur een ander pad op:

• Match OK: de controlepoort. Bij nee gaat de factuur terug naar de leverancier in plaats van door te lopen.
• Boven drempel: de bevoegdheidspoort. Bij ja zijn goedkeuring van de manager en van een directielid nodig; bij nee volstaat de manager.

Voeg een extra beslispunt toe voor leveranciers met een contract, terugkerende facturen of een snelle route onder een laag bedrag; de vertakkingen blijven verbonden terwijl het diagram zich aanpast.

Dan gaat hij terug naar de leverancier in plaats van in een goedkeuringswachtrij te belanden. Dat is een bewuste keuze: een factuur met een afwijking in aantal of prijs moet de leverancier corrigeren, en hem intern vasthouden terwijl iemand het uitzoekt, is precies hoe facturen over hun betalingstermijn heen raken. De meeste crediteurenprocessen tekenen deze vertakking niet, en daarom blijven afwijkende facturen liggen. Door hem te tekenen, komt de vraag vanzelf op tafel: wie benadert de leverancier, en wanneer?

Een goedkeuringsdrempel is het bedrag waarboven een factuur een tweede, hogere handtekening nodig heeft. Daaronder kan een manager alleen goedkeuren; daarboven is het risico groot genoeg om goedkeuring door de directie te rechtvaardigen. Er bestaat geen universeel bedrag: het hangt af van uw omzet, uw risicobereidheid en wat uw accountant verwacht. Leg de drempel laag genoeg om materiële uitgaven op te vangen en hoog genoeg dat de directie geen kantoorartikelen hoeft goed te keuren. Pas het bedrag op het beslispunt aan uw eigen beleid aan.

De twee goedkeuringsstappen gebruiken de vorm voor een handmatige bewerking in plaats van een standaardrechthoek. In de notatie van stroomdiagrammen onderscheidt die een stap die een persoon uitvoert van een stap die een systeem automatisch uitvoert. Dat is hier belangrijk, omdat goedkeuring de enige stap in het proces is die u niet kunt automatiseren zonder de controle te verliezen. Door hem visueel te onderscheiden, ziet iedereen die het diagram tijdens een audit leest dat meteen.

Functiescheiding is het hele doel van het proces, dus niemand zou eigenaar van de hele flow moeten zijn. Een gangbare verdeling:

• Crediteurenadministratie: registratie en de three-way match.
• Budgethouder of manager: goedkeuring onder de drempel.
• Financieel directeur of directielid: de tweede handtekening boven de drempel.
• Treasury of AP: het vrijgeven van de betaling, maar nooit door dezelfde persoon die heeft goedgekeurd.

Kan dezelfde persoon goedkeuren en vrijgeven, dan doet de drempelpoort niets.

PowerPoint kan het met SmartArt en de Shapes gallery, maar dat is handwerk: u plaatst elke ruit zelf, labelt beide uitgangen en koppelt de verbindingslijnen opnieuw zodra er iets verschuift. Bij een flow met twee beslispunten en samenkomende goedkeuringspaden is dat precies de reden waarom het diagram niet meer wordt bijgewerkt.

Sneller gaat het met het tabblad Lucen Flowchart: dat klikt verbindingslijnen vast aan de ankerpunten van vormen en herschikt het diagram met Auto layout wanneer u een vertakking toevoegt. Hoe u het ook doet, het resultaat blijft een set native PowerPoint-objecten op uw dia.

De download is een gratis .pptx die volledig uit native PowerPoint-vormen bestaat. Iedereen kan het bestand dus openen, lezen en bewerken, en u deelt het net als elke andere presentatie. Ontvangers hoeven niets te installeren.

De slimme verbindingslijnen, Auto Layout en Lucen AI komen uit de invoegtoepassing Lucen Flowchart, die het tabblad Lucen Flowchart aan het lint toevoegt. Die werkt op Windows met PowerPoint 2016 of later en met PowerPoint voor Microsoft 365. PowerPoint voor het web, Mac en mobiel worden niet ondersteund. Stappen voor installatie en probleemoplossing vindt u bij Lucen Support.