Vorlage für ein Flussdiagramm zur Rechnungsfreigabe

Die Rechnungsfreigabe funktioniert am besten als Entscheidungsablauf statt als Swimlane, denn die eigentliche Schwierigkeit liegt darin, welchen Pfad eine Rechnung nimmt, nicht darin, wer sie gerade bearbeitet. Wir empfehlen folgendes Vorgehen:

1. Listen Sie alle Zustände auf, die eine Rechnung haben kann, von eingereicht bis bezahlt.
2. Notieren Sie die Fragen, nach denen sie weitergeleitet wird: Stimmt sie mit der Bestellung überein, überschreitet sie eine Freigabegrenze?
3. Machen Sie aus jeder Frage einen Entscheidungsknoten mit beiden Ausgängen, einschließlich der Ausnahmewege.
4. Benennen Sie für jede Betragsstufe die freigebende Person, damit kein Zweig ohne verantwortliche Stelle endet.
5. Zeichnen Sie das Diagramm in dem Tool, das Ihr Publikum ohnehin nutzt. Eine kostenlose Vorlage nimmt Ihnen den Großteil der Layoutarbeit ab.

Beim Drei-Wege-Abgleich wird die Rechnung vor der Zahlungsfreigabe mit zwei weiteren Dokumenten verglichen: der Bestellung, die zeigt, was bestellt wurde, und dem Wareneingang, der zeigt, was tatsächlich angekommen ist. Alle drei müssen bei Menge und Preis übereinstimmen. So werden die drei häufigsten Fehler in der Kreditorenbuchhaltung abgefangen: Rechnungen für nie bestellte Waren, für nie erhaltene Waren oder zu einem Preis, den niemand vereinbart hat. Er ist die wirksamste einzelne Kontrolle im AP-Prozess, und deshalb steht er im Diagramm vor jeder Freigabeentscheidung.

Beim Zwei-Wege-Abgleich wird die Rechnung nur mit der Bestellung verglichen. Der Drei-Wege-Abgleich zieht zusätzlich den Wareneingang heran. Der Unterschied liegt darin, ob Sie bestätigen, dass etwas bestellt wurde, oder dass es tatsächlich angekommen ist. Die meisten Unternehmen nutzen den Drei-Wege-Abgleich für physische Waren und den Zwei-Wege-Abgleich für Dienstleistungen, bei denen es keinen Wareneingang zum Abgleichen gibt. Wenn Sie beides nutzen, fügen Sie vor dem Abgleich einen Entscheidungsknoten ein, der nach Rechnungsart verzweigt.

Jeder davon leitet die Rechnung auf einen anderen Pfad:

• Abgleich OK: die Kontrollhürde. Ein Nein schickt die Rechnung an den Lieferanten zurück, statt den Prozess fortzusetzen.
• Über Freigabegrenze: die Befugnishürde. Ein Ja erfordert die Freigabe durch Führungskraft und Geschäftsleitung; bei einem Nein genügt die Führungskraft allein.

Fügen Sie bei Bedarf eine weitere Entscheidung für Vertragslieferanten, wiederkehrende Rechnungen oder eine Schnellfreigabe für Kleinbeträge hinzu; die Verzweigungen bleiben verbunden, während sich das Diagramm neu anordnet.

Sie geht an den Lieferanten zurück, statt in eine Freigabewarteschlange zu gelangen. Das ist eine bewusste Entscheidung: Eine Rechnung mit Mengen- oder Preisabweichung muss der Lieferant korrigieren, und wer sie intern zurückhält, während jemand nachforscht, lässt sie über das Zahlungsziel hinaus liegen. Die meisten AP-Prozesse zeichnen diesen Zweig gar nicht ein, und genau deshalb bleiben abweichende Rechnungen ungeklärt liegen. Wer ihn einzeichnet, muss klären, wer beim Lieferanten nachhakt und bis wann.

Eine Freigabegrenze ist der Betrag, ab dem eine Rechnung eine zweite, höherrangige Unterschrift braucht. Darunter kann eine Führungskraft allein freigeben; darüber gilt das Risiko als so hoch, dass die Geschäftsleitung zustimmen muss. Einen allgemeingültigen Wert gibt es nicht: Er hängt von Ihrem Umsatz, Ihrer Risikobereitschaft und den Erwartungen Ihrer Wirtschaftsprüfer ab. Setzen Sie ihn niedrig genug, um wesentliche Ausgaben zu erfassen, und hoch genug, damit die Geschäftsleitung keine Büromaterialbestellungen freigibt. Passen Sie den Wert im Entscheidungsknoten an Ihre eigene Richtlinie an.

Die beiden Freigabeschritte verwenden statt eines normalen Rechtecks die Form für manuelle Verarbeitung. In der Flussdiagramm-Notation unterscheidet sie einen Schritt, den eine Person ausführt, von einem, den ein System automatisch erledigt. Das ist hier wichtig, weil die Freigabe der einzige Schritt im Prozess ist, der sich nicht wegautomatisieren lässt, ohne die Kontrolle zu verlieren. Die eigene Form signalisiert das allen, die das Diagramm bei einer Prüfung lesen.

Funktionstrennung ist der eigentliche Zweck des Prozesses, daher sollte keine einzelne Person den gesamten Ablauf verantworten. Eine übliche Aufteilung:

• Kreditorenbuchhaltung: Erfassung und Drei-Wege-Abgleich.
• Budgetverantwortliche oder Führungskraft: Freigabe unterhalb der Grenze.
• Finanzleitung oder Geschäftsleitung: die zweite Unterschrift oberhalb der Grenze.
• Treasury oder Kreditorenbuchhaltung: die Zahlung auslösen, aber nie dieselbe Person, die sie freigegeben hat.

Wenn dieselbe Person freigeben und auszahlen kann, ist die Freigabegrenze wirkungslos.

PowerPoint kann das mit SmartArt und der Shapes gallery, aber die Arbeit ist manuell: Sie platzieren jede Raute selbst, beschriften beide Ausgänge und verbinden die Verbinder neu, sobald sich etwas verschiebt. Bei einem Ablauf mit zwei Entscheidungsknoten und zusammenlaufenden Freigabepfaden ist genau das der Grund, warum das Diagramm irgendwann nicht mehr aktualisiert wird.

Schneller geht es mit dem Lucen Flowchart tab: Er rastet Verbinder an den Ankerpunkten der Formen ein und ordnet das Diagramm mit Auto layout neu an, wenn Sie eine Verzweigung ergänzen. In beiden Fällen bleibt das Ergebnis eine Gruppe nativer PowerPoint-Objekte auf Ihrer Folie.

Der Download ist eine kostenlose .pptx-Datei aus nativen PowerPoint-Formen. Jede Person kann sie öffnen, lesen und bearbeiten, und Sie können sie wie jede andere Präsentation teilen; Empfänger müssen nichts installieren.

Die intelligenten Verbinder, Auto Layout und Lucen AI stammen aus dem Lucen Flowchart Add-in. Es ergänzt das Menüband um einen Lucen Flowchart tab und läuft unter Windows mit PowerPoint 2016 oder neuer sowie mit PowerPoint für Microsoft 365. PowerPoint für das Web, Mac und mobile Geräte werden nicht unterstützt. Anleitungen zur Einrichtung und Fehlerbehebung finden Sie im Lucen Support.