Modèle de logigramme d'approbation des factures

Deux points de décision (le rapprochement à trois voies et le seuil de montant) qui orientent une facture de sa soumission au bon niveau d'approbation puis au paiement, ou la renvoient au fournisseur.

Proposé par Lucen Flowchart

Télécharger le modèle maintenant

File

Qu'est-ce qu'un logigramme d'approbation des factures ?

Un logigramme d'approbation des factures est un diagramme de décision qui montre tous les chemins qu'emprunte une facture entre sa soumission et son paiement, y compris le circuit d'exception qui la renvoie au fournisseur.

La réception s'arrête à la facture. L'approbation commence là.

La facture arrive, et la suite dépend de deux questions auxquelles personne ne veut répondre deux fois. Le logigramme les réunit dans un seul cadre (la facture correspond-elle, et qui doit signer) pour qu'un comptable fournisseurs applique une règle au lieu de devoir s'en souvenir.

Les paiements se bloquent sur les exceptions, pas sur les approbations

Les factures conformes circulent sans problème, mais les écarts, non. Un écart de quantité reste dans une boîte de réception parce que le circuit de retour n'a jamais été défini. Un flux de décision donne une destination à chaque exception : une facture en attente devient visible au lieu de dépasser discrètement son échéance.

Une seule image que toute votre équipe financière peut lire

Un diagramme résiste à un audit bien mieux qu'une capture d'écran d'un workflow ERP. C'est pourquoi les équipes finance et contrôle interne conservent le logigramme comme processus de référence plutôt que comme simple décoration de diapositive, et pourquoi il a sa place dans la présentation, pas dans le système.

De la catégorie à la diapositive en deux clics

Les modèles sont regroupés selon l'équipe qui les utilise. Ouvrez Operations & Finance, choisissez le logigramme d'approbation des factures, et il s'ouvre sur une diapositive PowerPoint sous forme de formes natives et modifiables.

Contenu de ce modèle

Six formes de processus, deux nœuds de décision, deux chemins d'approbation qui convergent vers le paiement et les connecteurs qui les relient, tous des objets PowerPoint natifs sur une seule diapositive 16:9, créés avec Lucen Flowchart.

ÉTAPE 01

Saisie

La facture est soumise et saisie, puis rapprochée du bon de commande et du bon de réception avant toute demande d'approbation.

ÉTAPE 02

Contrôle du rapprochement

Le premier nœud de décision. Un rapprochement non conforme sort vers le fournisseur au lieu de poursuivre : un écart est renvoyé plutôt qu'approuvé.

ÉTAPE 03

Circuit selon le seuil

Le second nœud de décision, qui détermine le nombre de signatures nécessaires. Tout ce qui dépasse le seuil emprunte le chemin le plus long ; tout ce qui reste en dessous, non.

ÉTAPE 04

Approbation et paiement

Les deux chemins d'approbation sont représentés comme des opérations manuelles, car une signature est un acte humain et non une étape système. Ils convergent vers une seule forme de paiement : la mise en paiement se fait à un seul endroit au lieu de deux.

How to use this template

Personnalisez-le en trois étapes

Téléchargez le fichier .pptx et insérez-le dans votre présentation. Chaque forme est un objet PowerPoint natif : vous pouvez donc la modifier avec les outils de PowerPoint. Et avec Lucen Flowchart installé, les connecteurs se réacheminent et le diagramme se réorganise à mesure que vous déplacez les éléments.

Renommez les étapes

Cliquez sur une étape et saisissez le nouveau texte. La police, le remplissage et la taille suivent le thème de votre présentation.

Ajoutez ou supprimez une étape

Copiez une forme dans le flux, ou supprimez celle dont vous n'avez pas besoin.

Appliquez votre charte graphique

Changez le thème de la présentation et le logigramme suit. Modifiez la couleur de certaines formes lorsqu'une étape ou un couloir doit ressortir.

Les équipes l'utilisent comme processus de référence pour la comptabilité fournisseurs, comme diapositive pour les parties prenantes lors d'un audit ou d'une revue du contrôle interne, comme support de formation pour les nouveaux comptables fournisseurs et comme point de départ pour toute approbation soumise à un seuil : bons de commande, notes de frais ou dépenses d'investissement.

Créez ce logigramme à partir d'un prompt avec Lucen AI

Si votre processus diffère du modèle, décrivez-le au lieu de le redessiner. Lucen AI génère le diagramme sous forme de formes natives et modifiables sur la diapositive active, puis continue de le modifier sur place au lieu de tout régénérer.

1. Ouvrez Lucen AI avec Generate with AI : dans l'onglet Lucen Flowchart, choisissez Generate with AI. Le volet Lucen AI s'ouvre à côté de la diapositive. Décrivez la modification souhaitée ou joignez l'image d'un diagramme que vous avez déjà.

2. Répondez aux questions de clarification : si votre demande est large, Lucen AI vous interroge sur le public visé et le niveau de détail avant de générer le diagramme.

3. Affinez-le sur la diapositive : demandez un sous-couloir ou une nouvelle branche, ou modifiez directement les formes. Le diagramme reste le même objet du début à la fin.

Vous avez déjà le diagramme sous forme d'image ? Reconstruisez-le en formes modifiables

Si votre processus existe déjà sous forme de capture d'écran ou de photo d'un tableau blanc, confiez l'image à Lucen AI au lieu de le redessiner. Lucen AI lit les étapes, les décisions et les éventuels couloirs, puis reconstruit le même logigramme sur votre diapositive en formes PowerPoint natives, que vous modifiez ensuite comme n'importe quel autre objet : renommez une étape, ajoutez une branche ou demandez un couloir supplémentaire.

Frequently asked questions

Common questions about planning, updating, and presenting with this template.

Comment créer un logigramme d'approbation des factures ?

L'approbation des factures fonctionne mieux sous forme de flux de décision que de diagramme à couloirs, car la difficulté réside dans le chemin que prend une facture, pas dans l'identité de celui qui la détient. Nous vous recommandons la démarche suivante :

Listez tous les états possibles d'une facture, de sa soumission à son paiement.
Notez les questions qui déterminent son circuit : correspond-elle au bon de commande, dépasse-t-elle un seuil d'approbation ?
Transformez chaque question en nœud de décision en dessinant ses deux sorties, y compris les circuits d'exception.
Nommez l'approbateur de chaque tranche de montant, afin qu'aucune branche ne se termine sans responsable.
Dessinez le diagramme dans l'outil que votre public utilise déjà. Un modèle gratuit vous épargne l'essentiel de la mise en page.

Qu'est-ce qu'un rapprochement à trois voies ?

Un rapprochement à trois voies compare la facture à deux autres documents avant que le paiement ne soit approuvé : le bon de commande, qui indique ce qui a été commandé, et le bon de réception, qui indique ce qui a réellement été livré. Les trois doivent concorder sur les quantités et les prix. Il sert à détecter les trois défaillances les plus fréquentes de la comptabilité fournisseurs : être facturé pour des marchandises jamais commandées, jamais reçues ou à un prix que personne n'a accepté. C'est le contrôle le plus efficace de la comptabilité fournisseurs (AP), c'est pourquoi il précède toute décision d'approbation sur le diagramme.

Quelle est la différence entre le rapprochement à deux voies et à trois voies ?

Un rapprochement à deux voies compare la facture uniquement au bon de commande. Un rapprochement à trois voies y ajoute le bon de réception. La différence consiste à confirmer soit qu'un achat a été commandé, soit qu'il a réellement été livré. La plupart des organisations utilisent le rapprochement à trois voies pour les biens physiques et à deux voies pour les services, pour lesquels il n'existe pas de bon de réception à vérifier. Si vous pratiquez les deux, ajoutez un nœud de décision avant l'étape de rapprochement pour orienter la facture selon son type.

Quels sont les deux points de décision de ce modèle ?

Chacun oriente la facture vers un chemin différent :

Rapprochement OK : le filtre de contrôle. Un « non » renvoie la facture au fournisseur au lieu de la laisser poursuivre.
Au-delà du seuil : le filtre de délégation de pouvoir. Un « oui » exige l'approbation du manager et de la direction ; un « non » nécessite uniquement celle du manager.

Ajoutez une décision supplémentaire pour les fournisseurs sous contrat, les factures récurrentes ou une voie rapide pour les petits montants : les branches restent attachées pendant que le diagramme se réorganise.

Que se passe-t-il lorsqu'une facture échoue au rapprochement ?

Elle est renvoyée au fournisseur au lieu d'entrer dans une file d'approbation. C'est un choix délibéré : une facture présentant un écart de quantité ou de prix doit être corrigée par le fournisseur, et la conserver en interne le temps que quelqu'un enquête, c'est ainsi que les factures dépassent leurs échéances de paiement. La plupart des processus de comptabilité fournisseurs ne dessinent pas cette branche, et c'est précisément pour cela que les factures non conformes restent en suspens. La dessiner oblige à décider qui relance le fournisseur, et dans quel délai.

Qu'est-ce qu'un seuil d'approbation et comment le définir ?

Un seuil d'approbation est le montant au-delà duquel une facture nécessite une seconde signature, plus haut placée. En dessous, un manager peut approuver seul ; au-delà, le risque est jugé suffisamment élevé pour justifier la validation de la direction. Il n'existe pas de montant universel : il dépend de votre chiffre d'affaires, de votre appétence au risque et des attentes de vos auditeurs. Fixez-le assez bas pour capter les dépenses significatives et assez haut pour que la direction n'ait pas à approuver des fournitures de bureau. Modifiez la valeur sur le nœud de décision pour l'aligner sur votre propre politique.

Pourquoi les approbations sont-elles représentées par une forme différente ?

Les deux étapes d'approbation utilisent la forme d'opération manuelle plutôt qu'un rectangle standard. Dans la notation des logigrammes, elle distingue une étape réalisée par une personne d'une étape exécutée automatiquement par un système. C'est important ici, car l'approbation est la seule étape du processus que l'on ne peut pas automatiser sans perdre le contrôle. La rendre visuellement distincte le signale à quiconque lit le diagramme lors d'un audit.

Qui doit être responsable de chaque étape de l'approbation des factures ?

La séparation des tâches est la raison d'être du processus : personne ne doit donc être responsable de l'ensemble du flux. Une répartition courante :

Comptabilité fournisseurs : la saisie et le rapprochement à trois voies.
Responsable budgétaire ou manager : l'approbation en dessous du seuil.
Directeur financier ou direction : la seconde signature au-delà du seuil.
Trésorerie ou comptabilité fournisseurs : la mise en paiement, mais jamais par la personne qui l'a approuvée.

Si la même personne peut approuver et mettre en paiement, le filtre du seuil ne sert à rien.

Comment créer un logigramme décisionnel dans PowerPoint ?

PowerPoint le permet avec SmartArt et la Shapes gallery, mais le travail est manuel : vous placez vous-même chaque losange, étiquetez les deux sorties et rattachez les connecteurs à chaque déplacement. Pour un flux comportant deux nœuds de décision et des chemins d'approbation convergents, c'est précisément ce qui fait que le diagramme cesse d'être mis à jour.

Il est plus rapide de passer par l'onglet Lucen Flowchart, qui aimante les connecteurs aux points d'ancrage des formes et réorganise le diagramme avec Auto layout lorsque vous ajoutez une branche. Dans les deux cas, le résultat reste un ensemble d'objets PowerPoint natifs sur votre diapositive.

De quoi ai-je besoin pour ouvrir et modifier le modèle ?

Le fichier téléchargé est un .pptx gratuit composé de formes PowerPoint natives : tout le monde peut l'ouvrir, le lire et le modifier, et vous pouvez le partager comme n'importe quelle présentation. Les destinataires n'ont rien à installer.

Fichier .pptx gratuit, modifiable dans PowerPoint, sans outil de diagramme.

Télécharger le modèle

File