Vorlage für ein Onboarding-Flussdiagramm

Ein Onboarding-Flussdiagramm funktioniert am besten als Swimlane-Diagramm, denn Onboarding ist eine Abfolge von Übergaben zwischen Teams und keine einzelne Aufgabenkette. Wir empfehlen folgendes Vorgehen:

• Listen Sie alle Schritte auf, von der angenommenen Zusage bis zum abschließenden Review, zunächst ohne auf die Reihenfolge zu achten.
• Ordnen Sie jeden Schritt dem verantwortlichen Team zu: Recruiting, HR, IT, Payroll oder die einstellende Führungskraft. Jede verantwortliche Stelle erhält eine eigene Bahn.
• Bringen Sie die Schritte innerhalb jeder Bahn in eine Reihenfolge und markieren Sie die Stellen, an denen ein Team auf ein anderes wartet.
• Fügen Sie Entscheidungsknoten hinzu, wo sich der Prozess verzweigen kann, etwa wenn ein Angebot abgelehnt wird oder eine Hintergrundprüfung scheitert.
• Zeichnen Sie das Diagramm in dem Tool, das Ihr Publikum ohnehin nutzt. Eine kostenlose Vorlage nimmt Ihnen den Großteil der Layoutarbeit ab.

Jede Bahn steht für eine verantwortliche Stelle, in der Reihenfolge, in der sie beteiligt wird:

• Neue Mitarbeitende: Unterlagen ausfüllen und Korrekturen zurücksenden.
• HR: angenommenes Angebot, Versand des Onboarding-Pakets und die Entscheidung, ob die Unterlagen vollständig sind.
• IT: Bereitstellung von Konten, Hardware und rollenbasiertem Anwendungszugriff.
• Führungskraft: Orientierung am ersten Tag und die 30/60/90-Check-ins, die das Onboarding abschließen.

Fügen Sie bei Bedarf eine Bahn für Payroll, Facility Management, Compliance oder Schulungen hinzu: Add layout fügt sie ein, und das Diagramm ordnet sich automatisch neu an.

PowerPoint kann das mit SmartArt und der Shapes gallery, aber die Arbeit ist manuell: Sie zeichnen die Bahnen selbst, platzieren jede Form und verbinden die Verbinder neu, sobald sich etwas verschiebt. Bei einem Prozess mit fünf Bahnen ist genau das der Grund, warum Onboarding-Diagramme irgendwann nicht mehr aktualisiert werden.

Schneller geht es mit dem Lucen Flowchart tab: Er fügt die Bahnen über Add layout hinzu, rastet Verbinder an den Ankerpunkten der Formen ein und ordnet das Diagramm mit Auto layout neu an, wenn Sie einen Schritt ergänzen. In beiden Fällen bleibt das Ergebnis eine Gruppe nativer PowerPoint-Objekte auf Ihrer Folie.

Ja. Wenn Ihr Prozess bereits als Screenshot oder Foto eines Whiteboards vorliegt, geben Sie das Bild an Lucen AI, statt es neu zu zeichnen. Lucen AI liest die Schritte und Bahnen aus und baut dasselbe Flussdiagramm als native Formen auf Ihrer Folie nach.

Danach verhält es sich wie jedes andere PowerPoint-Diagramm: Benennen Sie einen Schritt um, fügen Sie eine Bahn ein oder fordern Sie eine zusätzliche Verzweigung an, und bearbeiten Sie weiter dasselbe Objekt, statt es neu zu generieren.

Eine Checkliste hält fest, was passieren muss. Ein Flussdiagramm zeigt, wer es erledigt, in welcher Reihenfolge und was wovon abhängt. In der Praxis macht das einen Unterschied:

• Eine Checkliste verbirgt Abhängigkeiten, sodass der Laptop bestellt wird, bevor die Hintergrundprüfung abgeschlossen ist.
• Ein Flussdiagramm macht Verantwortlichkeiten sichtbar, sodass eine ins Stocken geratene Übergabe einen Namen hat.
• Ein Flussdiagramm übersteht ein Stakeholder-Review, und deshalb gehört es in die Präsentation statt in eine Tabelle.

Die meisten Teams nutzen beides: das Flussdiagramm als verbindliche Prozessbeschreibung und die Checkliste zur Nachverfolgung pro Neueinstellung.

Ein 30/60/90-Tage-Plan legt fest, was neue Mitarbeitende zu diesen Zeitpunkten gelernt, beigetragen und eigenverantwortlich übernommen haben sollten. Als fünfte Bahn verhindert er den Eindruck, das Onboarding ende am ersten Tag:

• Tag 30: Erwartungen an die Einarbeitung überprüft, fehlende Zugänge geschlossen.
• Tag 60: Ziele anhand der tatsächlichen Arbeit angepasst.
• Tag 90: das Review, das das Onboarding formell abschließt.

Wenn Ihr Rhythmus anders aussieht, etwa 45/90 oder eine sechsmonatige Einarbeitung, benennen Sie die Formen um, und die Bahn ordnet sich automatisch neu an.

Onboarding scheitert an den Schnittstellen zwischen Teams, daher sollte jeder Schritt im Diagramm genau eine verantwortliche Stelle haben. Eine übliche Aufteilung:

• Recruiting: von der Freigabe des Angebots bis zur Annahme.
• HR / People Ops: Gegenzeichnung, gesetzlich vorgeschriebene Unterlagen und Bestätigung der Richtlinien.
• IT: Konten, Hardware und Zugänge, abhängig von der Hintergrundprüfung.
• Payroll: Einrichtung der Vergütung und Anmeldung zu Zusatzleistungen.
• Einstellende Führungskraft: die 30/60/90-Check-ins.

Wenn Sie für den Prozess bereits eine RACI-Matrix nutzen, entsprechen die Bahnen dieser Vorlage direkt der jeweils verantwortlichen Partei pro Phase.

Das Preboarding, also Angebot, Unterlagen, Bereitstellung und Payroll, erstreckt sich typischerweise über die zwei bis drei Wochen vor dem Starttermin, und alles in der IT-Bahn sollte vor dem ersten Arbeitstag erledigt sein. Das Onboarding selbst gilt in der Regel mit dem Review an Tag 90 als abgeschlossen.

Wenn Sie relative Zeitangaben in die Formen schreiben (Tag −14, Tag −5, Tag 1) statt Kalenderdaten, bleibt das Diagramm für jede Neueinstellung wiederverwendbar und lässt sich leicht zusammen mit einer Projektzeitleiste präsentieren, wenn das Onboarding Teil einer größeren Einarbeitungsphase ist.

Der Download ist eine kostenlose .pptx-Datei aus nativen PowerPoint-Formen. Jede Person kann sie öffnen, lesen und bearbeiten, und Sie können sie wie jede andere Präsentation teilen. Empfänger müssen nichts installieren.

Die intelligenten Verbinder, Auto Layout und Lucen AI stammen aus dem Lucen Flowchart Add-in. Es ergänzt das Menüband um einen Lucen Flowchart tab und läuft unter Windows mit PowerPoint 2016 oder neuer sowie mit PowerPoint für Microsoft 365. PowerPoint für das Web, Mac und mobile Geräte werden nicht unterstützt. Anleitungen zur Einrichtung und Fehlerbehebung finden Sie im Lucen Support.