Sjabloon stroomdiagram onboarding medewerkers

Een onboarding-stroomdiagram werkt het best als swimlanediagram, omdat onboarding bestaat uit overdrachten tussen teams en niet uit één reeks taken. Wij raden deze aanpak aan:

• Zet alle stappen op een rij, van getekend aanbod tot de laatste evaluatie, zonder u al druk te maken over de volgorde.
• Wijs elke stap toe aan het team dat ervoor verantwoordelijk is: recruitment, HR, IT, salarisadministratie of de leidinggevende. Elke eigenaar krijgt een eigen baan.
• Zet de stappen binnen elke baan op volgorde en markeer de punten waarop het ene team op het andere wacht.
• Voeg beslispunten toe overal waar het proces kan vertakken, bijvoorbeeld als een aanbod wordt afgewezen of een antecedentenonderzoek niet slaagt.
• Teken het diagram in de tool die uw publiek al gebruikt. Een gratis sjabloon neemt het meeste opmaakwerk uit handen.

Elke baan hoort bij één eigenaar, in de volgorde waarin die betrokken raakt:

• Nieuwe medewerker: vult de documenten in en levert eventuele correcties aan.
• HR: aanbod geaccepteerd, het onboardingpakket versturen en de beslissing of de documenten in orde zijn.
• IT: accounts, hardware en rolgebonden toegang tot applicaties inrichten.
• Manager: de oriëntatie op dag 1 en de 30/60/90-gesprekken die de onboarding afronden.

Voeg een baan toe voor salarisadministratie, facilitaire zaken, compliance of training als uw proces daarom vraagt. Add layout voegt de baan in en het diagram past zich eromheen aan.

PowerPoint kan het met SmartArt en de Shapes gallery, maar dat is handwerk: u tekent de banen zelf, plaatst elke vorm en koppelt de verbindingslijnen opnieuw zodra er iets verschuift. Bij een proces met vijf banen is dat precies de reden waarom onboardingdiagrammen niet meer worden bijgewerkt.

Sneller gaat het met het tabblad Lucen Flowchart: dat voegt de banen toe via Add layout, klikt verbindingslijnen vast aan de ankerpunten van vormen en herschikt het diagram met Auto layout wanneer u een stap toevoegt. Hoe u het ook doet, het resultaat blijft een set native PowerPoint-objecten op uw dia.

Ja. Bestaat uw proces al als screenshot of als foto van een whiteboard, geef de afbeelding dan aan Lucen AI in plaats van het opnieuw te tekenen. Lucen AI leest de stappen en banen en bouwt hetzelfde stroomdiagram op uw dia na als native vormen.

Daarna gedraagt het zich als elk ander PowerPoint-diagram: hernoem een stap, voeg een baan in of vraag om een extra vertakking, en blijf hetzelfde object bewerken in plaats van het opnieuw te genereren.

Een checklist legt vast wat er moet gebeuren. Een stroomdiagram legt vast wie het doet, in welke volgorde en wat op wat wacht. Dat verschil merkt u in de praktijk:

• Een checklist verbergt afhankelijkheden, waardoor een laptop al wordt besteld voordat het antecedentenonderzoek is afgerond.
• Een stroomdiagram maakt eigenaarschap zichtbaar, zodat er bij een vastgelopen overdracht een naam staat.
• Een stroomdiagram overleeft een review met stakeholders, en daarom hoort het in de presentatie en niet in een spreadsheet.

De meeste teams gebruiken beide: het stroomdiagram als vastgelegd proces, de checklist om per nieuwe medewerker de voortgang bij te houden.

Een 30/60/90-dagenplan legt vast wat een nieuwe medewerker op elk van die momenten moet hebben geleerd, bijgedragen en in eigen beheer moet hebben. Door het als vijfde baan op te nemen, lijkt de onboarding niet op dag één te eindigen:

• Dag 30: verwachtingen voor de inwerkperiode besproken, ontbrekende toegang geregeld.
• Dag 60: doelen bijgesteld op basis van het echte werk.
• Dag 90: de evaluatie die de onboarding formeel afrondt.

Hanteert u een ander ritme, zoals 45/90 of een inwerkperiode van zes maanden? Hernoem dan de vormen en de baan past zich eromheen aan.

Onboarding gaat mis op de naden tussen teams, dus elke stap in het diagram hoort één eigenaar te hebben. Een gangbare verdeling:

• Recruitment: van goedkeuring tot acceptatie van het aanbod.
• HR / People Ops: medeondertekening, wettelijk verplichte papieren en akkoord op het beleid.
• IT: accounts, hardware en toegang, pas na het antecedentenonderzoek.
• Salarisadministratie: inrichting van salaris en aanmelding voor secundaire arbeidsvoorwaarden.
• Leidinggevende: de 30/60/90-gesprekken.

Werkt u al met een RACI voor dit proces, dan sluiten de banen in dit sjabloon direct aan op de eindverantwoordelijke voor elke fase.

Het werk vóór de eerste werkdag (aanbod, papierwerk, inrichting en salarisadministratie) loopt meestal over de twee tot drie weken vóór de startdatum, en alles in de IT-baan moet vóór dag één klaar zijn. De onboarding zelf geldt doorgaans als afgerond bij de evaluatie op dag 90.

Zet relatieve tijden op de vormen (dag −14, dag −5, dag 1) in plaats van kalenderdata. Zo blijft het diagram herbruikbaar voor elke nieuwe medewerker en presenteert u het eenvoudig naast een projectplanning wanneer onboarding deel uitmaakt van een bredere opstartfase.

De download is een gratis .pptx die volledig uit native PowerPoint-vormen bestaat. Iedereen kan het bestand dus openen, lezen en bewerken, en u deelt het net als elke andere presentatie. Ontvangers hoeven niets te installeren.

De slimme verbindingslijnen, Auto Layout en Lucen AI komen uit de invoegtoepassing Lucen Flowchart, die het tabblad Lucen Flowchart aan het lint toevoegt. Die werkt op Windows met PowerPoint 2016 of later en met PowerPoint voor Microsoft 365. PowerPoint voor het web, Mac en mobiel worden niet ondersteund. Stappen voor installatie en probleemoplossing vindt u bij Lucen Support.