Vorlage für ein Flussdiagramm zur Auftragsabwicklung

Die Auftragsabwicklung funktioniert am besten als Swimlane, denn ein Auftrag ist eine Abfolge von Übergaben zwischen Teams und keine einzelne Aufgabenkette. Wir empfehlen folgendes Vorgehen:

1. Listen Sie alle Zustände auf, die ein Auftrag haben kann, von bestellt bis geliefert.
2. Ordnen Sie jeden Zustand dem verantwortlichen Team zu: Auftragserfassung, Lager, Versand, und auch der Kunde bekommt eine eigene Bahn.
3. Bringen Sie die Schritte innerhalb jeder Bahn in eine Reihenfolge und markieren Sie die Stellen, an denen ein Team auf ein anderes wartet.
4. Fügen Sie überall dort einen Entscheidungsknoten hinzu, wo sich der Auftrag verzweigen kann, und geben Sie jedem Ausgang ein Ziel, damit kein Pfad auf der Seite endet.
5. Zeichnen Sie das Diagramm in dem Tool, das Ihr Publikum ohnehin nutzt. Eine kostenlose Vorlage nimmt Ihnen den Großteil der Layoutarbeit ab.

Jede Bahn steht für eine verantwortliche Stelle, in der Reihenfolge, in der sie beteiligt wird:

• Kunde: gibt die Bestellung auf und bestätigt die Lieferung.
• Auftragserfassung: prüft den Auftrag, bevor er das Lager erreicht.
• Lager: prüft den Bestand, kommissioniert und verpackt.
• Versand: verschickt die Ware und übergibt sie an den Spediteur.

Fügen Sie bei Bedarf eine Bahn für Finance, einen 3PL-Partner oder die Qualitätskontrolle hinzu. Add layout fügt sie ein, und das Diagramm ordnet sich automatisch neu an.

Auftragseingang, Prüfung, Bestandsprüfung, Kommissionierung, Verpackung, Versand und Lieferbestätigung. Manche Betriebe ergänzen zwischen Prüfung und Kommissionierung einen Schritt für den Zahlungseinzug, und die meisten bilden Retouren als separaten Ablauf statt als Zweig dieses Ablaufs ab.

Die Phasen vor dem Auftragseingang, also Bedarfsplanung und Wareneingang, gehören zu einem anderen Prozess. Deshalb beginnt das Diagramm genau dort, wo es beginnt.

Die Bestandsprüfung leitet ihn auf einen Pfad für Rückstand oder Nachschub und führt ihn danach zur selben Prüfung zurück, statt ihn weiterzuschieben. Diese Schleife ist der wichtigste Teil des Diagramms, und genau sie fehlt in den meisten Abwicklungsabläufen.

Ohne sie blockiert eine nicht verfügbare Position entweder unbemerkt den gesamten Auftrag oder fällt weg, ohne dass jemand das entschieden hat. Die eingezeichnete Schleife erzwingt die Frage: Wartet dieser Auftrag, wird er teilweise geliefert oder storniert?

Weil die Prüfung günstig ist und die Kommissionierung nicht. Eine falsche Adresse, eine fehlgeschlagene Zahlung oder einen ausgelaufenen Artikel bei der Auftragserfassung zu erkennen, kostet ein paar Sekunden. Fällt es erst auf, nachdem jemand durch das Lager gelaufen ist, kostet es die Kommissionierung, das Umpacken und oft das Abholfenster des Spediteurs.

Steht die Prüfung am Anfang und in einer eigenen Bahn, ist diese Reihenfolge ausdrücklich festgelegt statt nur angenommen.

Das Auftragsmanagement ist das führende System: Es enthält den Auftrag, seinen Status und seine Historie. Die Auftragsabwicklung ist der physische Prozess, mit dem die Ware zum Kunden gelangt. In der Praxis macht das einen Unterschied:

• Ein Managementsystem sagt Ihnen, dass ein Auftrag in Bearbeitung ist; das Flussdiagramm zeigt, welches Team ihn gerade hat.
• Ein System erzwingt die Daten; das Flussdiagramm dokumentiert die Entscheidungen, die Menschen rund um diese Daten treffen.
• Ein Flussdiagramm übersteht ein Operations-Review, und deshalb gehört es in die Präsentation statt hinter einen Login.

Die meisten Teams nutzen beides: das Flussdiagramm als verbindliche Prozessbeschreibung und das System zur Nachverfolgung pro Auftrag.

PowerPoint kann das mit SmartArt und der Shapes gallery, aber die Arbeit ist manuell: Sie zeichnen die Bahnen selbst, platzieren jede Form und verbinden die Verbinder neu, sobald sich etwas verschiebt. Bei einem Ablauf, der vier Bahnen durchquert und eine Schleife enthält, ist genau das der Grund, warum das Diagramm irgendwann nicht mehr aktualisiert wird.

Schneller geht es mit dem Lucen Flowchart tab: Er fügt die Bahnen über Add layout hinzu, rastet Verbinder an den Ankerpunkten der Formen ein und ordnet das Diagramm mit Auto layout neu an, wenn Sie einen Schritt ergänzen. In beiden Fällen bleibt das Ergebnis eine Gruppe nativer PowerPoint-Objekte auf Ihrer Folie.

Jede Bahn im Diagramm sollte bei einer benannten verantwortlichen Stelle enden. Eine übliche Aufteilung:

• Kundenservice oder Auftragserfassung: Prüfung und jeder Kundenkontakt zu Ausnahmen.
• Lager: Bestandsgenauigkeit, Kommissionierung und Verpackung.
• Versand oder Logistik: Wahl des Spediteurs, Versand und Sendungsverfolgung.
• Operations: die Schwellenwerte selbst und das Reporting darüber, wie oft die Bestandsprüfung fehlschlägt.

Schlägt die Bestandsprüfung häufig fehl, liegt das Problem meist vorgelagert beim Nachschub und nicht im Lager.

Der Download ist eine kostenlose .pptx-Datei aus nativen PowerPoint-Formen. Jede Person kann sie öffnen, lesen und bearbeiten, und Sie können sie wie jede andere Präsentation teilen; Empfänger müssen nichts installieren.

Die intelligenten Verbinder, Auto Layout und Lucen AI stammen aus dem Lucen Flowchart Add-in. Es ergänzt das Menüband um einen Lucen Flowchart tab und läuft unter Windows mit PowerPoint 2016 oder neuer sowie mit PowerPoint für Microsoft 365. PowerPoint für das Web, Mac und mobile Geräte werden nicht unterstützt. Anleitungen zur Einrichtung und Fehlerbehebung finden Sie im Lucen Support.